What expenses do Canadian government grants typically cover?

Quelles dépenses les subventions du gouvernement canadien couvrent-elles généralement ?

Si vous présentez une demande de subvention du gouvernement canadien, l’une des premières questions à se poser est de savoir à quoi vous êtes réellement autorisé à dépenser l’argent. Les subventions ne couvrent pas tout, et les dépenses admissibles varient selon le programme, le secteur et la province. Cela dit, la plupart des subventions canadiennes suivent des schémas clairs qui peuvent vous aider à planifier votre projet et votre budget en toute confiance.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu pratique des dépenses que les subventions du gouvernement canadien couvrent généralement, avec des exemples concrets tirés de programmes actuellement en vigueur.

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Catégories de dépenses principales financées par la plupart des subventions canadiennes

Les subventions du gouvernement canadien sont presque toujours axées sur des projets. Cela signifie que les fonds doivent être liés à des activités, des échéanciers et des résultats précis. Voici les types de dépenses les plus courants que l’on retrouve dans les programmes fédéraux et provinciaux.

1. Main-d’œuvre et salaires (souvent partiels)

De nombreuses subventions couvrent les coûts de main-d’œuvre directe liés au projet financé.

Les dépenses de main-d’œuvre admissibles comprennent généralement :

• Les salaires ou taux horaires des employés travaillant sur le projet
• Les nouvelles embauches nécessaires à la réalisation du projet
• Le temps du personnel technique ou de recherche
• Les avantages sociaux payés par l’employeur (souvent plafonnés ou calculés en pourcentage)

La plupart des programmes :

• Couvrent 50 à 80 % des salaires, et non 100 %
• Exigent des feuilles de temps ou des registres de paie
• Excluent les retraits du propriétaire ou les dividendes

Par exemple, le programme CanExport PME soutient le temps du personnel consacré aux activités d’expansion internationale, comme la planification de l’entrée sur de nouveaux marchés et la préparation à l’exportation (Source : Gouvernement du Canada – Service des délégués commerciaux).

2. Services professionnels et consultants

Les subventions financent souvent l’expertise de tiers lorsqu’elle est essentielle au projet.

Les honoraires professionnels admissibles courants comprennent :

• Ingénieurs, chercheurs ou spécialistes techniques
• Conseillers à l’exportation ou consultants en marchés internationaux
• Développeurs TI ou experts en cybersécurité
• Agences de marketing ou de marque (uniquement pour des projets précis)

Les restrictions incluent souvent :

• Aucun paiement à des parties liées
• Des livrables clairement définis
• Une tarification au taux du marché uniquement

Dans le cadre de CanExport PME, les dépenses admissibles comprennent les experts externes pour la recherche de marchés et le développement des affaires à l’international (Source : Affaires mondiales Canada).

3. Équipement et technologies (généralement limités)

Certaines subventions financent l’équipement, mais rarement en totalité.

Les coûts d’équipement admissibles peuvent inclure :

• De la machinerie spécialisée nécessaire à la R-D ou aux essais de production
• Des licences de logiciels directement liées au projet
• Des outils numériques requis pour l’adoption ou la commercialisation

La plupart des programmes :

• Financement une partie des coûts d’équipement
• Excluent l’équipement de bureau général
• Exigent une preuve que l’équipement est essentiel au projet

Les subventions en innovation ou en technologies propres sont plus susceptibles d’inclure un soutien à l’équipement. Certaines subventions d’amélioration de la productivité couvrent également ces coûts.

4. Formation et développement des compétences

La formation de la main-d’œuvre est une priorité de financement majeure partout au Canada.

Les dépenses de formation admissibles comprennent souvent :

• Des fournisseurs de formation tiers
• Des programmes de certification
• Des cours de perfectionnement technique
• Le développement de contenus de formation pour de nouveaux systèmes ou processus

Sont généralement exclus :

• La formation informelle interne
• L’intégration obligatoire
• La formation sans lien avec le projet financé

Les subventions axées sur la formation peuvent couvrir 50 à 100 % des coûts admissibles, selon le programme et le groupe d’employés visé.

5. Déplacements et expansion de marché

Les subventions qui soutiennent la croissance, l’exportation ou le tourisme couvrent souvent les frais de déplacement.

Les coûts de déplacement admissibles courants comprennent :

• Le transport aérien et terrestre
• Les frais de kiosque lors de salons commerciaux
• Les visites de marchés ou les rencontres avec des acheteurs
• Les services de traduction et de localisation

Le programme CanExport PME couvre jusqu’à 50 % des dépenses admissibles de marketing international et de déplacement, avec un financement total compris entre 10 000 $ et 50 000 $ (Source : Service des délégués commerciaux).

Si vous devez filtrer les programmes par province, industrie et type de dépense, GrantHub peut vous aider à comparer rapidement les options.

6. Recherche, développement et essais

Les subventions en innovation et en R-D financent souvent :

• Le développement de prototypes
• Les essais et la validation
• La collecte et l’analyse de données
• Les projets pilotes

Ces coûts doivent :

• Être directement liés à un avancement technologique
• Survenir pendant la période de projet approuvée
• Être bien documentés

Cette catégorie est courante dans les programmes fédéraux et les fonds sectoriels.

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Dépenses que les subventions du gouvernement canadien ne couvrent généralement PAS

Même des demandes solides peuvent être refusées en raison de coûts non admissibles. La plupart des subventions excluent :

• Les dépenses d’exploitation courantes (loyer, services publics, assurances)
• Les salaires des propriétaires ou les dividendes des actionnaires
• Le remboursement ou le refinancement de dettes
• Les achats d’immobilisations sans lien avec le projet
• Les dépenses engagées avant l’approbation
• La TVH/TPS (si récupérable)

Vérifiez toujours le guide du programme avant de finaliser votre budget.

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Comment documenter les dépenses pour les rapports de subvention

Une documentation adéquate est essentielle pour respecter les exigences des subventions. La plupart des programmes exigent des preuves claires démontrant que vos dépenses sont admissibles.

Conseils pour une reddition de comptes réussie :

• Conservez tous les reçus et factures originaux
• Suivez le temps du personnel à l’aide de feuilles de temps ou de registres de paie
• Séparez les dépenses du projet des coûts d’exploitation réguliers
• Tenez des dossiers détaillés pour chaque catégorie de dépense
• Soumettez les rapports selon les échéances prévues dans votre entente de subvention

Un système de suivi simple peut vous aider à rester organisé et à éviter les erreurs lors de la déclaration de vos dépenses.

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Erreurs courantes à éviter

1. Supposer que la subvention est flexible
   Les fonds ne peuvent être utilisés que pour les postes approuvés. Les changements exigent souvent une approbation écrite.

2. Inclure des dépenses engagées avant l’approbation
   La plupart des subventions ne sont pas rétroactives.

3. Budgéter la rémunération du propriétaire
   De nombreux programmes excluent explicitement les propriétaires et les fondateurs.

4. Oublier les exigences de partage des coûts
   Les subventions ne couvrent généralement qu’une partie des coûts totaux. Vous devez démontrer un apport financier équivalent.

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Foire aux questions

Q : Les subventions du gouvernement canadien couvrent-elles 100 % des coûts d’un projet ?
Non. La plupart des subventions couvrent entre 30 % et 75 % des dépenses admissibles. Des programmes comme CanExport PME plafonnent le financement à 50 % des coûts totaux du projet (Source : Gouvernement du Canada).

Q : Puis-je utiliser l’argent de la subvention pour me payer ?
Habituellement non. Les salaires des propriétaires, les dividendes et les retraits sont généralement exclus, sauf si le programme l’autorise explicitement.

Q : Les coûts de marketing et de publicité sont-ils admissibles ?
Parfois. Les subventions peuvent financer le marketing lié à un projet précis, comme du matériel d’exportation ou l’adoption numérique, mais pas la publicité générale.

Q : Dois-je payer les dépenses à l’avance ?
Souvent oui. De nombreuses subventions remboursent les coûts après la soumission des reçus et des rapports d’étape.

Q : Les fonds de subvention sont-ils imposables au Canada ?
Dans bien des cas, oui. Les revenus de subvention sont généralement imposables et peuvent réduire les dépenses déductibles. Consultez votre comptable pour obtenir des conseils.

GrantHub suit des centaines de programmes de subventions actifs partout au Canada, ce qui facilite la comparaison des possibilités pour votre entreprise.

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Voir aussi

• Quelles dépenses d’entreprise sont admissibles dans les subventions et prêts canadiens ?
• Combien de temps faut-il aux programmes de subventions canadiennes pour verser les fonds ?
• Comment combiner subventions et prêts sans enfreindre les règles de financement

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Prochaines étapes

Avant de présenter une demande, associez les coûts de votre projet aux catégories de dépenses admissibles et confirmez les exigences de partage des coûts. La bonne subvention dépend autant de la façon dont vous dépensez l’argent que de votre profil. GrantHub peut vous aider à identifier les programmes qui correspondent à votre entreprise, à votre emplacement et à vos dépenses prévues afin que vous puissiez vous concentrer sur la préparation d’une demande solide.