La plupart des demandes de subvention au Canada échouent non pas à cause d’une idée faible, mais parce que la paperasse n’est pas prête. Les bailleurs de fonds à tous les niveaux—fédéral, provincial et municipal—s’attendent à une preuve claire que votre entreprise est réelle. Ils veulent voir que vous respectez les règles et que vous pouvez mener à terme le projet proposé (Source : Gouvernement du Canada). Préparer vos documents avant de postuler peut vous faire économiser des semaines et réduire les échanges avec les bailleurs de fonds.
Voici une liste pratique pour presque toute subvention d’affaires canadienne.
Chaque programme est différent, mais la plupart des demandes de subvention au Canada exigent des documents de base similaires. Les préparer à l’avance vous place devant la majorité des candidats.
Les bailleurs de fonds doivent confirmer que votre entreprise est légalement enregistrée au Canada.
Ayez sous la main :
De nombreux programmes sont réservés aux entreprises canadiennes ou aux sociétés constituées en personne morale (Source : Gouvernement du Canada).
Les bailleurs de fonds veulent s’assurer que votre entreprise est stable financièrement et capable de terminer le projet.
Vous devrez généralement fournir :
Si votre entreprise débute, vous devrez peut-être fournir des relevés bancaires ou une preuve d’investissement des fondateurs à la place (Source : Gouvernement du Canada).
C’est l’un des documents les plus importants pour toute subvention d’affaires canadienne.
Votre budget doit indiquer :
La plupart des programmes ne paient que les coûts admissibles après approbation, et non l’argent déjà dépensé (Source : Gouvernement du Canada). Des outils comme l’outil de correspondance de l’admissibilité de GrantHub peuvent vous aider à filtrer les programmes par province et type de financement, afin de savoir quelles dépenses inclure.
Même les subventions simples exigent habituellement une explication écrite de votre projet.
Soyez prêt à expliquer :
Les bailleurs de fonds accordent plus d’importance à des plans clairs et réalistes qu’à un langage sophistiqué (Source : Gouvernement du Canada).
Si votre subvention vise l’embauche, la formation ou le soutien salarial, vous devrez fournir :
Les sommaires T4 sont propres à la paie canadienne et montrent le revenu total versé aux employés. Plusieurs subventions salariales et de formation exigent une preuve que les employés figurent sur la paie et sont admissibles à travailler au Canada (Source : Gouvernement du Canada).
Pour l’équipement, les consultants ou les services de tiers, les bailleurs de fonds veulent une preuve que vos coûts sont raisonnables.
Préparez :
Certains programmes exigent plusieurs soumissions pour les achats importants afin de s’assurer que les prix sont équitables (Source : Gouvernement du Canada).
Pour verser les paiements de subvention, les bailleurs de fonds demandent habituellement :
Si les noms ne correspondent pas ou si vos informations bancaires sont désuètes, les paiements peuvent être retardés (Source : Gouvernement du Canada).
Soumettre des documents périmés
Des états financiers ou des enregistrements expirés peuvent causer des retards ou des refus.
Commencer le projet trop tôt
De nombreuses subventions canadiennes ne couvrent pas les coûts engagés avant l’approbation écrite.
Arrondir ou estimer les chiffres
Les budgets doivent être détaillés et basés sur des chiffres réels, pas des approximations.
Ignorer les exigences de rapport
Si vous ne pouvez pas fournir de reçus, de registres de paie ou de rapports d’étape plus tard, votre financement peut être réduit ou annulé.
Q : Dois-je avoir tous ces documents avant de postuler?
Pas toujours, mais la plupart des programmes les demanderont à un moment ou à un autre. Les avoir prêts vous aide à éviter les retards et les échéances manquées.
Q : Puis-je demander une subvention sans états financiers finalisés?
Certains programmes pour entreprises en démarrage acceptent des projections, mais les entreprises établies doivent généralement fournir de vrais états financiers (Source : Gouvernement du Canada).
Q : Des documents personnels sont-ils requis pour les subventions d’affaires?
Parfois. L’identification du propriétaire, des CV ou des informations sur les fondateurs peuvent être exigés pour les subventions axées sur l’innovation ou dirigées par des fondateurs.
Q : Combien de temps dois-je conserver les documents liés à la subvention?
De nombreux bailleurs de fonds exigent que vous conserviez les dossiers pendant cinq à sept ans en cas de vérification (Source : Gouvernement du Canada).
Q : Toutes les subventions exigent-elles des fonds de contrepartie?
Non, mais beaucoup le font. La contrepartie peut être en espèces, en nature, ou les deux, selon les règles.
Une fois vos documents organisés, le prochain défi est de trouver quelles subventions valent votre temps. GrantHub suit des centaines de programmes de subvention actifs au Canada et les associe à votre profil d’entreprise, province et type de projet. Cela vous aide à préparer les bons documents pour les bonnes occasions—avant que les échéances ne tombent.
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