Si vous avez déjà commencé une demande de subvention et atteint la section « dépenses admissibles », vous savez à quel point cela peut être déroutant. Les programmes de subventions canadiens ne remboursent ou ne financent que des coûts précis, et tout ce qui sort de ces règles est rejeté. Comprendre les dépenses admissibles dans les programmes de subventions canadiens à l’avance peut vous faire économiser des semaines de travail — et éviter des erreurs coûteuses.
La plupart des programmes fédéraux et provinciaux ont des catégories de dépenses similaires, mais les règles peuvent varier (Source : Gouvernement du Canada).
De nombreuses subventions couvrent les salaires ou la rémunération des employés qui travaillent directement sur le projet financé.
Les dépenses de main-d’œuvre admissibles incluent souvent :
Par exemple, CanExport PME permet aux entreprises de réclamer le temps du personnel interne consacré à la planification à l’exportation et au développement de marchés internationaux, tant que cela appuie directement le projet approuvé (Source : Affaires mondiales Canada).
Ce qui n’est généralement pas permis :
Les subventions financent souvent l’expertise de tiers lorsque celle-ci est requise pour réaliser le projet.
Exemples d’honoraires professionnels admissibles :
Dans le cadre de CanExport PME, les dépenses admissibles comprennent les honoraires versés à des consultants externes pour des stratégies d’entrée sur le marché et des recherches réglementaires sur les marchés étrangers (Source : Service des délégués commerciaux).
Astuce : Conservez toujours les contrats signés et les factures. Les ententes verbales sont rarement acceptées.
Certaines subventions financent l’équipement, mais les règles sont strictes.
Souvent admissible :
Restrictions courantes :
De nombreux programmes d’innovation, y compris ceux soutenus par CNRC PARI, mettent l’accent sur le développement technologique. Ces programmes peuvent permettre les coûts d’équipement si l’équipement est essentiel à l’activité d’innovation (Source : Conseil national de recherches Canada).
Les déplacements sont admissibles uniquement s’ils appuient directement les objectifs du projet.
Les coûts de déplacement admissibles peuvent inclure :
Pour CanExport PME, les dépenses de marketing admissibles incluent les salons commerciaux, les voyages internationaux et le matériel promotionnel utilisé pour pénétrer de nouveaux marchés d’exportation (Source : Affaires mondiales Canada). Les repas et l’hospitalité sont souvent plafonnés ou exclus.
Si votre projet nécessite des intrants physiques, ceux-ci peuvent être admissibles.
Exemples admissibles :
Non admissible :
Le critère clé reste le même : achèteriez-vous ceci sans le projet financé par la subvention? Si oui, c’est probablement non admissible.
La plupart des subventions canadiennes ne financent pas entièrement les frais généraux. Lorsqu’elles le font, c’est généralement plafonné.
Certains programmes permettent :
De nombreux programmes fédéraux excluent entièrement les frais généraux, sauf indication contraire dans le guide de financement (Source : Gouvernement du Canada).
Des outils comme le filtre d’admissibilité de GrantHub peuvent vous aider à cibler les programmes par province et type de dépense en quelques secondes, afin de ne pas perdre de temps sur des subventions qui ne financeront pas vos coûts.
Réclamer des dépenses engagées avant l’approbation
La plupart des subventions ne couvrent que les coûts engagés après la date officielle d’approbation. Tout ce qui précède est généralement disqualifié.
Inclure des coûts d’exploitation généraux
Le loyer, l’internet, l’assurance et la comptabilité sont souvent exclus à moins que le programme n’autorise clairement les frais généraux.
Manquer de documentation
Pas de facture, pas de remboursement. Les programmes exigent une preuve claire du paiement et de l’objet.
Surestimer les coûts de main-d’œuvre
Le temps du personnel gonflé ou mal suivi est l’une des raisons les plus fréquentes de récupération de fonds.
Q : Les salaires des propriétaires sont-ils des dépenses admissibles dans les programmes de subventions canadiens?
Parfois, mais souvent non. Plusieurs programmes excluent la rémunération des propriétaires, sauf si elle est clairement liée à des tâches techniques ou à la réalisation du projet et bien documentée (Source : Gouvernement du Canada).
Q : Puis-je réclamer des dépenses engagées avant de faire la demande?
Presque jamais. La plupart des subventions ne couvrent que les coûts engagés après l’approbation ou après une date de début de projet précisée dans votre entente.
Q : Les taxes comme la TPS/TVH sont-elles admissibles?
Habituellement non. Si votre entreprise peut récupérer la TPS/TVH par le biais de crédits de taxe sur les intrants, la subvention exclura ces montants.
Q : Toutes les subventions remboursent-elles les dépenses de la même façon?
Non. Certaines remboursent après paiement des coûts, tandis que d’autres offrent des avances ou des paiements par étapes. Le calendrier de paiement est défini dans l’entente de contribution.
Q : Puis-je utiliser la même dépense pour deux subventions?
En général non. Le double financement est interdit à moins que les deux programmes n’autorisent explicitement le cumul pour le même coût.
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Les dépenses admissibles dans les programmes de subventions canadiens sont prévisibles une fois que vous savez ce que recherchent les bailleurs de fonds : des liens clairs avec le projet, des coûts raisonnables et une documentation solide. Avant de postuler, comparez vos dépenses prévues avec les règles de chaque programme. Voir aussi : Comment cumuler subventions et prêts sans violer les règles de financement, Combien de temps les programmes de subventions canadiens prennent-ils à verser les fonds?, et Quelles dépenses d’entreprise sont admissibles dans les subventions et prêts canadiens?.
GrantHub vous aide à identifier les subventions qui financent réellement vos coûts — pour que vous puissiez postuler en toute confiance et éviter les mauvaises surprises plus tard.
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