Subventions à l’innovation, à la R-D et à la commercialisation au Canada : Dépenses admissibles

Si vous planifiez un projet d’innovation ou de R-D, savoir quelles dépenses sont admissibles peut faire la différence dans votre demande de subvention. La plupart des programmes de financement à l’innovation au Canada ne couvrent pas toutes les dépenses d’affaires. Les programmes ciblent certaines activités comme la recherche, le développement de prototypes et la commercialisation précoce. Comprendre ces règles dès le départ vous aide à bien budgéter et à éviter le refus de vos réclamations.

Le système de financement à l’innovation du Canada comprend des programmes fédéraux, des agences provinciales et des supergrappes dirigées par l’industrie. Chaque programme établit ses propres règles, mais les dépenses admissibles suivent généralement des tendances similaires pour les subventions à l’innovation, à la R-D et à la commercialisation.

Quelles dépenses sont généralement admissibles dans les subventions à l’innovation et à la R-D?

Les subventions à l’innovation visent à réduire le risque lié au développement de nouveaux produits, procédés ou technologies, ou à leur amélioration. Les dépenses admissibles doivent être directement liées au projet financé et engagées pendant la période approuvée du projet.

Catégories courantes de dépenses admissibles

La plupart des programmes d’innovation canadiens couvrent :

Salaires et traitements
- Personnel travaillant directement sur la R-D ou la commercialisation
- Le temps est généralement calculé au prorata selon les heures consacrées au projet
- Le temps de gestion est souvent plafonné ou exclu
  (Source : Alberta Innovates; Canada’s Ocean Supercluster)
Expertise contractuelle
- Ingénieurs, chercheurs, consultants techniques ou conseillers en commercialisation
- Les établissements postsecondaires et groupes de recherche sont souvent des partenaires admissibles
  (Source : Alberta Innovates; Protein Industries Canada)
Développement de prototypes et de projets pilotes
- Matériaux, composants et fournitures pour la construction ou l’essai de prototypes
- Coûts liés aux essais pilotes et à la démonstration
  (Source : Alberta Innovates)
Utilisation d’équipement
- Location ou amortissement d’équipement spécialisé utilisé pour le projet
- L’achat complet d’équipement est souvent limité ou partiellement admissible
  (Source : Alberta Innovates)
Essais et validation
- Essais en laboratoire, essais sur le terrain, tests réglementaires et vérifications de performance
  (Source : Canada’s Ocean Supercluster)
Préparation à la commercialisation
- Validation de marché, essais auprès de clients et activités d’adoption précoce
- Protection de la propriété intellectuelle liée à l’innovation financée
  (Source : Protein Industries Canada)

Des outils comme l’outil d’admissibilité de GrantHub peuvent vous aider à filtrer les programmes par province et secteur, y compris les catégories de dépenses généralement soutenues.

Fonctionnement des dépenses admissibles dans les principaux programmes d’innovation canadiens

Voici des exemples tirés de programmes actifs d’innovation et de R-D au Canada. Chacun a ses propres règles, mais ils suivent les grandes tendances ci-dessus.

Innovation Ecosystem Projects and Activity Program

Organisme : Canada’s Ocean Supercluster
Juridiction : Fédéral

Ce programme soutient des projets collaboratifs d’innovation dans l’économie océanique du Canada. Les dépenses admissibles incluent généralement :

Main-d’œuvre pour la R-D et la commercialisation propres au projet
Entrepreneurs tiers et partenaires de recherche
Activités de prototypage, d’essais et de démonstration
Frais généraux limités directement liés au projet

Le financement est généralement partagé; votre entreprise ou groupe doit contribuer à une partie des coûts totaux du projet (Source : Canada’s Ocean Supercluster).

Bitumen Partial Upgrading Program

Organisme : Alberta Innovates
Juridiction : Alberta

Ce programme soutient les technologies aux niveaux de maturité technologique (TRL) 3 à 7. Les dépenses admissibles incluent :

Recherche appliquée et développement expérimental
Essais pilotes et de démonstration
Main-d’œuvre technique et consultation spécialisée
Matériaux et équipement non capitalisé utilisé pour les essais

Il n’y a pas de plafond de financement établi; le montant dépend de la taille et de la pertinence du projet. Les demandes sont acceptées en continu (Source : Alberta Innovates).

Protein Industries Supercluster – Technology Leadership (Genomics Stream)

Organisme : Protein Industries Canada
Juridiction : Fédéral

Ce programme cible l’innovation prête à la commercialisation en agriculture et alimentation. Les dépenses admissibles incluent généralement :

Salaires liés à la R-D et coûts de sous-traitance
Développement technologique et validation
Activités de commercialisation liées à de nouvelles variétés de cultures
Gestion du consortium et coûts de collaboration

Les projets doivent être soumis par un groupe incluant au moins une PME, et les dépenses doivent être nouvelles ou supplémentaires aux opérations normales (Source : Protein Industries Canada).

Productivity and Innovation Voucher Program

Organisme : Invest Nova Scotia
Juridiction : Nouvelle-Écosse

Ce programme à base de bons soutient l’innovation en phase initiale. Les dépenses admissibles incluent :

Honoraires versés à des fournisseurs de services postsecondaires approuvés
Recherche appliquée et résolution technique de problèmes
Développement et essais de prototypes

Le financement varie de jusqu’à 15 000 $ (Niveau 1) à 25 000 $ (Niveau 2), avec des limites strictes sur l’utilisation des fonds (Source : Invest Nova Scotia).

BC Manufacturing Jobs Fund – Project Readiness

Organisme : Gouvernement de la Colombie-Britannique
Juridiction : Colombie-Britannique

Ce programme soutient la préparation à l’innovation. Les dépenses admissibles incluent :

Évaluations techniques et opérationnelles
Développement de dossiers d’affaires pour de nouvelles technologies
Consultation liée à l’expansion axée sur l’innovation

Le financement couvre jusqu’à 50 % des dépenses admissibles, jusqu’à concurrence de 50 000 $ (Source : Gouvernement de la Colombie-Britannique).

Comment documenter les dépenses admissibles

Une bonne documentation est essentielle pour réussir votre demande de subvention et pour réclamer vos remboursements par la suite. La plupart des bailleurs de fonds exigent des preuves claires que les dépenses sont admissibles et directement liées à votre projet.

Tenez des feuilles de temps détaillées : Suivez les heures travaillées par chaque employé sur le projet. Plusieurs programmes exigent de démontrer comment les salaires sont calculés et répartis.
Conservez toutes les factures et reçus : Gardez des copies des contrats, factures de fournisseurs et preuves de paiement pour toutes les dépenses du projet.
Séparez les coûts du projet et hors projet : Utilisez des codes budgétaires distincts pour les activités financées par subvention afin de faciliter les audits et la reddition de comptes.
Documentez les processus d’approvisionnement : Pour les achats importants ou les honoraires de sous-traitants, gardez des traces de la façon dont vous avez choisi les fournisseurs ou partenaires.

Ces étapes réduiront le risque de refus ou de retard de vos réclamations et faciliteront la reddition de comptes auprès des bailleurs de fonds.

Erreurs courantes à éviter

Inclure les coûts d’exploitation normaux
Le loyer, les services publics et les frais administratifs généraux sont habituellement inadmissibles, sauf indication contraire du programme.
Réclamer des dépenses hors de la période du projet
Les dépenses engagées avant l’approbation ou après la date de fin du projet sont souvent rejetées.
Surestimer le temps de gestion
Plusieurs programmes limitent le temps pouvant être réclamé pour les cadres ou propriétaires.
Acheter du matériel majeur sans approbation
Les achats de capital sont souvent restreints ou nécessitent une préapprobation.

Foire aux questions

Q : Les salaires sont-ils toujours admissibles aux subventions à l’innovation?
Les salaires sont généralement admissibles uniquement pour le personnel travaillant directement sur le projet financé. Vous devez suivre le temps précisément et exclure les tâches non liées (Source : Alberta Innovates).

Q : Puis-je inclure les coûts de marketing et de ventes?
Certaines activités de commercialisation précoce peuvent être admissibles, mais le marketing général et la publicité sont souvent exclus, sauf s’ils sont liés à l’adoption ou la validation pilote (Source : Protein Industries Canada).

Q : Les frais généraux sont-ils couverts?
Certains programmes permettent un taux forfaitaire ou un petit pourcentage des coûts directs. D’autres excluent complètement les frais généraux (Source : Canada’s Ocean Supercluster).

Q : Puis-je cumuler des subventions à l’innovation avec d’autres financements?
Oui, mais la plupart des programmes plafonnent l’aide totale des gouvernements. Vous devez divulguer toutes les sources de financement (Source : Alberta Innovates).

Q : Les subventions remboursent-elles les coûts ou paient-elles à l’avance?
La plupart des subventions à l’innovation remboursent les dépenses approuvées après soumission des réclamations et preuves de paiement (Source : Invest Nova Scotia).

GrantHub suit des centaines de programmes actifs de subventions à l’innovation et à la R-D partout au Canada — vous pouvez vérifier lesquels correspondent à votre entreprise et aux coûts prévus de votre projet.

Prochaines étapes

Les dépenses admissibles sont l’un des premiers éléments examinés par les évaluateurs lors d’une demande de subvention à l’innovation. Avant de postuler, vérifiez votre budget projet ligne par ligne selon les règles du programme. Assurez-vous que chaque dépense planifiée correspond aux catégories admissibles. GrantHub aide les entreprises canadiennes à comparer les dépenses admissibles entre les programmes et à trouver le financement adapté à leur stade d’innovation.

À lire aussi :

Quelles dépenses d’affaires sont admissibles dans les subventions et prêts canadiens?
Bons d’innovation ou subventions traditionnelles pour les startups en Alberta
Comment cumuler subventions et prêts sans enfreindre les règles de financement

Innovation, R&D, and Commercialization Grants in Canada: Eligible Costs