Incorporer votre entreprise est une étape importante. Mais cela entraîne aussi de nouvelles responsabilités juridiques et fiscales. Omettre ces étapes peut entraîner des amendes, la perte de votre statut d’entreprise ou des difficultés à obtenir des subventions plus tard (Source : Corporations Canada).
Ce guide explique comment rester conforme après l’incorporation d’une entreprise au Canada, que vous ayez incorporé au fédéral ou au provincial.
Rester conforme signifie surveiller quatre domaines principaux : les registres corporatifs, les dépôts annuels, les obligations fiscales et les immatriculations continues. Ces règles s’appliquent même aux petites entreprises ou aux entreprises inactives.
Toutes les sociétés canadiennes doivent tenir à jour leurs registres corporatifs à un endroit déterminé au Canada (Source : Corporations Canada).
Ces registres comprennent :
Registre des particuliers ayant un contrôle important (PCI)
Les entreprises incorporées au fédéral doivent aussi tenir un registre des particuliers ayant un contrôle important. Ce registre dresse la liste des personnes qui détiennent ou contrôlent 25 % ou plus de la société, directement ou indirectement (Source : Corporations Canada).
Ne pas tenir ce registre peut entraîner des amendes.
Une déclaration annuelle n’est pas une déclaration de revenus. Elle confirme les renseignements de votre société auprès du gouvernement.
Omettre de déposer les déclarations annuelles peut entraîner la dissolution de votre société, même si vous êtes toujours en affaires.
La ressource Déjà incorporé de Corporations Canada explique comment déposer les déclarations annuelles, mettre à jour les administrateurs et commander des certificats de conformité au besoin (Programme : Déjà incorporé, Gouvernement du Canada).
Incorporer dans une province ne vous permet pas automatiquement de faire affaire dans d’autres provinces.
Vous pourriez devoir vous enregistrer extra‑provincialement si vous :
Les règles diffèrent selon la province, et cette étape est souvent oubliée. Vérifiez toujours les exigences de chaque province où vous faites affaire, surtout si vous prévoyez demander du financement qui pourrait exiger une preuve d’enregistrement.
Après l’incorporation, votre entreprise doit respecter les règles fiscales fédérales et provinciales (Source : Agence du revenu du Canada).
Les obligations courantes incluent :
Les dépôts tardifs ou les paiements manqués peuvent compliquer l’accès à des subventions qui exigent une preuve de conformité fiscale.
De nombreux secteurs exigent des renouvellements de licences en continu au niveau municipal ou provincial.
Si vous exercez en Nouvelle-Écosse, le programme Business Navigators — NS offre une aide directe pour comprendre les règles provinciales, les permis et la conformité (Programme : Business Navigators — NS, Gouvernement de la Nouvelle-Écosse). Ce n’est pas un programme de financement, mais il aide à réduire les risques de non-conformité pour les entreprises en croissance.
Rester conforme est important pour plus que simplement éviter les amendes. La plupart des programmes de subventions exigent que vous soyez en règle avec les dépôts gouvernementaux et les taxes. Si votre entreprise est dissoute ou a des registres manquants, vous pourriez être refusé pour du financement, des prêts ou d’autres soutiens.
GrantHub suit des milliers de programmes de subventions actifs à travers le Canada. Vérifier votre conformité avant de postuler peut vous faire gagner du temps et vous aider à accéder à plus d’occasions de financement.
Croire que “pas de revenus” signifie “pas de dépôts”
Même les sociétés inactives doivent déposer les déclarations annuelles et les déclarations de revenus T2.
Oublier les dates limites des déclarations annuelles
Votre société peut être dissoute automatiquement si les dépôts sont manqués pendant plusieurs années.
Ignorer l’enregistrement extra‑provincial
Faire affaire dans une autre province — même discrètement — compte comme y exercer des activités.
Mauvaise tenue de registres
Des registres désorganisés peuvent retarder l’obtention de subventions, de prêts et de vérifications d’investisseurs.
Q : Dois-je déposer une déclaration annuelle si ma société n’a généré aucun revenu ?
Oui. Les déclarations annuelles sont obligatoires même si votre entreprise n’a eu aucun revenu ou aucune activité (Source : Corporations Canada).
Q : Qu’est-ce qu’un certificat de conformité et quand en ai-je besoin ?
Un certificat de conformité prouve que votre société est en règle. Les banques, investisseurs et certains programmes de subventions peuvent l’exiger (Source : Corporations Canada).
Q : Les entreprises incorporées au fédéral doivent-elles s’enregistrer dans chaque province ?
Oui, si vous faites affaire dans une province. L’incorporation fédérale ne remplace pas les règles d’enregistrement provinciales (Source : Corporations Canada).
Q : Combien de temps dois-je conserver les registres corporatifs ?
La plupart des registres corporatifs et comptables doivent être conservés au moins six ans, et certains doivent être gardés de façon permanente (Source : Corporations Canada).
Rester conforme après l’incorporation d’une entreprise au Canada protège votre société et garde ouvertes vos options de financement futures. Si vous êtes déjà incorporé, vérifiez vos dépôts, immatriculations et registres maintenant avant de demander des subventions ou du soutien. GrantHub peut vous aider à trouver des programmes adaptés à votre type d’entreprise et à votre statut de conformité.
Le gouvernement canadien a financé plus de 400 000 entreprises à travers 1,27 million de subventions et contributions. Vérifiez votre admissibilité en 60 secondes.