Si votre entreprise utilise de l’essence dans de l’équipement non immatriculé, vous pourriez être admissible à un remboursement de la taxe sur l’essence en Ontario. La clé d’une demande réussie est une bonne tenue de registres. Le ministère des Finances de l’Ontario peut refuser ou réduire votre demande si vos dossiers sont incomplets, peu clairs ou incohérents. Apprendre comment tenir des registres pour les demandes de remboursement de la taxe sur l’essence en Ontario peut vous faire gagner du temps, protéger votre remboursement et réduire le risque de vérification.
Ce remboursement s’applique à l’essence utilisée en Ontario à des fins commerciales dans de l’équipement qui n’est pas immatriculé en vertu du Code de la route, comme certaines machines agricoles, de construction ou industrielles (Source : Gouvernement de l’Ontario, ministère des Finances).
Le programme de remboursement couvre l’essence utilisée dans de l’équipement commercial non immatriculé, administré par le ministère des Finances de l’Ontario. Pour appuyer votre demande, vous devez conserver des registres clairs et exacts qui montrent quel carburant vous avez acheté, comment il a été utilisé et quel équipement l’a utilisé (Source : Gouvernement de l’Ontario, ministère des Finances).
Vous devez conserver une preuve que vous avez payé la taxe ontarienne sur l’essence pour le carburant.
Conservez des copies de :
Les copies électroniques sont acceptables, mais elles doivent être lisibles et conservées de façon sécuritaire. Les reçus manquants ou illisibles sont l’une des raisons les plus courantes pour lesquelles les demandes sont remises en question lors de l’examen.
Vous devez démontrer que l’essence a été utilisée dans de l’équipement admissible et non immatriculé, et non dans des véhicules immatriculés ou de l’équipement récréatif.
Vos journaux devraient inclure :
Si l’équipement est utilisé à la fois à des fins admissibles et non admissibles, vous devez séparer clairement et documenter la portion admissible. L’équipement utilisé à des fins récréatives ou de loisir n’est pas admissible (Source : Gouvernement de l’Ontario, ministère des Finances).
Si vous entreposez l’essence dans des réservoirs en vrac ou utilisez la même réserve de carburant pour plusieurs machines, vous devez suivre la façon dont le carburant est réparti.
Les meilleures pratiques comprennent :
Le ministère s’attend à ce que vos totaux correspondent de façon raisonnable. Des écarts importants entre le carburant acheté et le carburant réclamé peuvent entraîner des questions de suivi.
Vous devez prouver que l’essence a été utilisée à des fins commerciales, industrielles ou institutionnelles en Ontario.
Les documents à l’appui peuvent inclure :
Conservez ces dossiers organisés par période de demande afin qu’ils soient faciles à faire correspondre à votre demande de remboursement.
Tous les registres appuyant votre demande de remboursement de la taxe sur l’essence en Ontario doivent être conservés pendant au moins sept ans, en cas de vérification ou d’examen par le ministère des Finances (Source : Gouvernement de l’Ontario, ministère des Finances).
Des outils comme l’outil de jumelage d’admissibilité de GrantHub peuvent vous aider à filtrer les remboursements de taxes sur le carburant et des programmes similaires par province et par activité commerciale en quelques secondes.
Réclamer du carburant utilisé dans des véhicules immatriculés
L’essence utilisée dans des camions, fourgonnettes ou autres véhicules routiers immatriculés n’est pas admissible, même s’ils sont utilisés à des fins commerciales.
Aucun lien clair entre le carburant et l’équipement
Les reçus seuls ne suffisent pas. Vous devez démontrer comment le carburant a été utilisé dans de l’équipement admissible.
Mélanger l’utilisation récréative et l’utilisation commerciale
Si l’équipement est utilisé à des fins récréatives ou de loisir à quelque moment que ce soit, ce carburant n’est pas admissible à un remboursement (Source : Gouvernement de l’Ontario, ministère des Finances).
Mauvaise conservation des dossiers
Des reçus perdus, des journaux incomplets ou des totaux incohérents peuvent entraîner le refus ou la réduction des demandes.
Q : Quels registres dois-je conserver pour réclamer un remboursement de la taxe sur l’essence en Ontario ?
Vous devez conserver des reçus d’achat de carburant, des journaux d’utilisation de l’équipement, des registres de répartition du carburant et des preuves d’utilisation commerciale. Ces dossiers doivent appuyer clairement les litres réclamés (Source : Gouvernement de l’Ontario, ministère des Finances).
Q : Quel équipement est considéré comme non immatriculé en vertu du Code de la route ?
En général, l’équipement qui n’est pas tenu d’être immatriculé pour une utilisation routière est admissible, comme certaines machines agricoles, de construction ou industrielles (Source : Gouvernement de l’Ontario, ministère des Finances).
Q : Quel montant de taxe sur l’essence puis-je me faire rembourser ?
Le remboursement correspond à la taxe ontarienne sur l’essence payée pour l’essence admissible utilisée dans de l’équipement admissible (Source : Gouvernement de l’Ontario, ministère des Finances).
Q : Y a-t-il une date limite pour soumettre ma demande de remboursement ?
Oui. Les demandes doivent être soumises dans la période de réclamation permise par le ministère des Finances. Les demandes en retard peuvent être refusées (Source : Gouvernement de l’Ontario, ministère des Finances).
Q : Le remboursement est-il un revenu imposable ?
Dans la plupart des cas, le remboursement est traité comme une réduction de votre dépense de carburant plutôt que comme un revenu imposable. Toutefois, le traitement fiscal peut dépendre de la situation de votre entreprise. Consultez un fiscaliste ou votre comptable pour confirmer comment cela s’applique à votre cas. (Source : Lignes directrices générales de l’Agence du revenu du Canada)
GrantHub suit des centaines de programmes actifs de subventions et de remboursements à travers le Canada — y compris les remboursements de la taxe sur l’essence en Ontario — afin que vous puissiez vérifier rapidement lesquels correspondent au profil de votre entreprise.
De bons registres constituent la base d’une demande réussie de remboursement de la taxe sur l’essence en Ontario. Mettez en place dès maintenant des journaux simples, et vos futures demandes seront plus rapides et plus faciles à justifier. Si vous souhaitez découvrir d’autres remboursements de taxes et subventions auxquels votre entreprise pourrait être admissible, GrantHub peut vous aider à identifier les programmes pertinents selon vos activités et vos lieux d’exploitation.
Voir aussi :
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