Comment embaucher des stagiaires étudiants au Canada grâce aux subventions salariales fédérales

Embaucher des stagiaires étudiants peut sembler risqué lorsque les budgets sont serrés. Les subventions salariales fédérales vous aident en payant une grande partie du salaire des étudiants. Ces programmes couvrent souvent 50 à 70 % des salaires admissibles, jusqu’à 7 000 $ par stage, bien que le montant exact et le pourcentage dépendent des règles du partenaire de livraison. Le Programme de placement d’étudiants (SWPP) aide les employeurs canadiens à embaucher des étudiants postsecondaires et à bâtir leur futur bassin de talents (Source : Gouvernement du Canada / partenaires de livraison SWPP).

Ce guide explique comment embaucher des stagiaires étudiants au Canada grâce aux subventions salariales fédérales, en mettant l’accent sur SWPP — ICTC WIL Digital et les principaux partenaires de livraison.

Comment fonctionnent les subventions salariales fédérales pour étudiants au Canada

Le Programme de placement d’étudiants (SWPP) est un programme fédéral qui finance des stages rémunérés pour les étudiants postsecondaires. Les employeurs ne font pas une demande directement au gouvernement fédéral. Ils passent plutôt par des partenaires de livraison approuvés qui soutiennent différents secteurs et types d’employeurs.

Ce que les employeurs reçoivent

Subventions salariales jusqu’à 7 000 $ par stage étudiant (le maximum et le pourcentage peuvent varier selon le partenaire de livraison)
Jusqu’à 50 % du salaire couvert, et jusqu’à 70 % pour l’embauche d’étudiants issus de groupes sous-représentés, tels que les étudiants autochtones, les personnes en situation de handicap, les nouveaux arrivants, les femmes en STIM ou les étudiants de première année (Source : ICTC, CHRC, OCC)
Note : Consultez toujours les lignes directrices du partenaire de livraison pour les montants et règles exacts.

Ce que les employeurs doivent fournir

Un stage rémunéré (les étudiants doivent être sur la paie, pas des contractuels)
Un poste net nouveau qui ne remplace pas un membre du personnel existant
Une expérience d’apprentissage intégré au travail significative
Une supervision adéquate et des rapports avant, pendant et après le stage

Principaux programmes fédéraux pour embaucher des stagiaires étudiants

Voici les principaux partenaires de livraison SWPP utilisés par la plupart des entreprises canadiennes. Chacun a des règles et un secteur d’activité légèrement différents.

ICTC — WIL Digital (SWPP)

Idéal pour : Rôles numériques, technologiques et axés sur la technologie

Soutient l’embauche d’étudiants postsecondaires pour des rôles numériques ou immersifs en technologie
Ouvert aux entreprises canadiennes enregistrées et aux organismes à but non lucratif
Les stages peuvent être à temps plein ou à temps partiel
Les étudiants doivent être embauchés comme employés et payés régulièrement
(Source : Information and Communications Technology Council)

Ce volet est utile si vous embauchez des étudiants pour des postes comme le développement logiciel, l’analyse de données, le marketing numérique, la cybersécurité ou le soutien informatique.

Venture for Canada — SWPP

Idéal pour : Startups et petites à moyennes entreprises

Met en relation les employeurs avec des étudiants et diplômés formés
Accent sur l’entrepreneuriat et les entreprises à forte croissance
(Source : Venture for Canada)

Conseil des ressources humaines du secteur culturel (CHRC) — SWPP

Idéal pour : Arts, culture et industries créatives

Subventions salariales jusqu’à 7 000 $ (max 70 % du salaire)
Ouvert aux employeurs culturels à but lucratif et à but non lucratif
(Source : Conseil des ressources humaines du secteur culturel)

Chambre de commerce de l’Ontario — Talent Opportunities Program (SWPP)

Idéal pour : Employeurs recherchant des talents étudiants multisectoriels

Couvre jusqu’à 70 % des coûts salariaux admissibles, jusqu’à un maximum de 7 000 $
Ouvert aux employeurs partout au Canada
(Source : Chambre de commerce de l’Ontario)

Association canadienne des producteurs médiatiques (CMPA) — SWPP

Idéal pour : Entreprises de médias et de production à l’écran

Disponible uniquement pour les membres de la CMPA
Accent sur la diversité et l’inclusion dans les rôles médiatiques
(Source : CMPA)

Des outils comme le filtre d’admissibilité de GrantHub peuvent vous aider à déterminer rapidement quels programmes conviennent à votre entreprise selon la province, le secteur et le type de poste.

Étapes : Comment embaucher des stagiaires étudiants avec SWPP

Définir le poste
- Assurez-vous que le poste est nouveau, rémunéré et adapté à un étudiant.
- Alignez les tâches avec le domaine d’études de l’étudiant.
Choisir le bon partenaire de livraison
- Rôles technologiques → ICTC WIL Digital
- Startups → Venture for Canada
- Arts et culture → CHRC
Faire la demande avant l’embauche
- La plupart des programmes exigent une approbation avant que l’étudiant commence.
- Les demandes tardives sont souvent refusées.
Recruter et embaucher l’étudiant
- Certains partenaires aident au recrutement.
- Les étudiants doivent être inscrits dans un établissement postsecondaire canadien reconnu.
Soumettre les rapports et recevoir le remboursement
- Les employeurs paient d’abord les salaires.
- Les subventions sont remboursées après l’envoi des documents requis.

(Source : ICTC, lignes directrices des partenaires SWPP)

Erreurs courantes à éviter

Embaucher avant l’approbation
La plupart des programmes SWPP ne financent pas les embauches faites avant l’approbation.
Utiliser des contractuels au lieu d’employés
Les étudiants doivent être sur la paie avec retenues à la source. Les contractuels ne sont pas admissibles.
Remplacer un poste existant
Les postes subventionnés doivent être des postes nets nouveaux.
Manquer les échéances de rapports
Des rapports en retard ou manquants peuvent retarder ou annuler le remboursement.

Pour plus de pièges, consultez Erreurs courantes des employeurs lors de la demande de subventions salariales.

Foire aux questions

Q : Quel montant de financement puis-je obtenir pour embaucher un stagiaire étudiant au Canada ?
La plupart des programmes SWPP offrent jusqu’à 7 000 $ par stage, couvrant 50 à 70 % du salaire selon le profil de l’étudiant et les règles du partenaire de livraison. Vérifiez toujours les détails du programme pour le montant exact. (Source : ICTC, CHRC)

Q : Les stagiaires étudiants doivent-ils être dans un programme coop ?
Non. Plusieurs volets SWPP acceptent les étudiants dans des programmes postsecondaires réguliers, tant que le poste offre un apprentissage intégré au travail. (Source : ICTC)

Q : Puis-je cumuler les subventions salariales fédérales pour étudiants avec des programmes provinciaux ?
Parfois, mais le financement public total ne peut généralement pas dépasser 100 % du salaire. Chaque programme a ses propres règles de cumul. Voir Comment les subventions salariales SWPP se combinent avec les incitatifs provinciaux à l’embauche.

Q : Les subventions salariales sont-elles considérées comme un revenu imposable ?
Oui. Les subventions salariales sont généralement traitées comme un revenu d’entreprise. Confirmez les détails avec votre comptable. (Source : directives de l’ARC référencées par les partenaires SWPP)

Q : Quelle est la durée des stages SWPP ?
La plupart des stages durent 8 à 16 semaines, mais des stages à temps partiel ou de plus longue durée peuvent être permis selon le partenaire de livraison. (Source : ICTC)

Prochaines étapes

Les subventions salariales fédérales rendent l’embauche de stagiaires étudiants beaucoup plus abordable au Canada, surtout pour les rôles numériques et en croissance. Les étapes les plus importantes sont de choisir le bon partenaire SWPP et de faire la demande avant d’embaucher.

GrantHub suit des centaines de programmes actifs de subventions salariales et d’embauche d’étudiants partout au Canada — vérifiez lesquels correspondent à votre profil d’entreprise et à vos plans d’embauche.

How to Hire Student Interns in Canada Using Federal Wage Subsidies