De nombreuses demandes de subvention canadiennes sont refusées ou reçoivent moins de financement parce que le budget ne reflète pas clairement les dépenses admissibles. Les bailleurs de fonds veulent voir que votre budget respecte leurs règles—et non seulement vos plans internes. Comprendre comment budgéter les dépenses admissibles dans une demande de subvention canadienne peut réellement augmenter vos chances d’approbation et le montant obtenu.
Les dépenses admissibles sont des coûts précis qu’un programme de subvention accepte de financer ou de rembourser. Chaque subvention définit ces coûts dans ses lignes directrices, souvent avec des définitions strictes. Si un coût n’est pas indiqué comme admissible, le bailleur de fonds ne le couvrira pas—même s’il est important pour votre projet.
La plupart des subventions fédérales et provinciales canadiennes permettent des dépenses dans quelques catégories courantes :
Les dépenses habituellement non admissibles incluent :
Consultez toujours les lignes directrices du programme pour la liste complète des coûts admissibles et non admissibles (Source : Gouvernement du Canada).
Avant de bâtir votre budget, gardez ces principes en tête :
Ces étapes vous aident à présenter un budget conforme aux attentes des bailleurs de fonds.
Lisez attentivement la section sur les dépenses admissibles des lignes directrices de la subvention. Recherchez :
Par exemple, les programmes NRC IRAP se concentrent sur l’innovation liée à un projet précis. Seuls les coûts qui soutiennent directement la recherche ou l’avancement technique sont admissibles—pas les dépenses d’exploitation courantes (Source : Conseil national de recherches Canada).
Les évaluateurs veulent voir comment chaque dollar soutient votre projet. Pour chaque dépense, demandez-vous : Quelle activité cette dépense finance-t-elle ?
Un budget clair relie :
Exemple :
Évitez les montants globaux comme « Main-d’œuvre du projet : 50 000 $ ». Ceux-ci sont souvent jugés imprécis et peuvent entraîner des questions ou des refus.
Ne devinez pas et n’arrondissez pas. Utilisez plutôt :
De nombreux programmes peuvent auditer vos dépenses après l’approbation. Si vous ne pouvez pas prouver un coût, vous pourriez perdre le financement.
L’outil de correspondance d’admissibilité de GrantHub vous aide à comparer rapidement les programmes et leurs règles de coûts, ce qui facilite la planification de votre budget.
Ne tentez pas de cacher des dépenses non admissibles. Au contraire :
Cela démontre que vous comprenez les règles et renforce votre crédibilité.
Pour les programmes NRC IRAP, les coûts admissibles soutiennent généralement le travail technique, comme :
Des coûts comme les salaires de vente, le personnel administratif général ou le marketing ne sont pas admissibles puisqu’ils ne soutiennent pas directement le progrès technique (Source : Conseil national de recherches Canada).
Même si vous recevez des services-conseils gratuitement, vous devez tout de même présenter un budget clair, basé sur les activités, pour le financement.
Inclure des coûts engagés avant l’approbation de la subvention
La plupart des programmes financent seulement les dépenses après la date d’approbation. Les coûts antérieurs ne sont pas couverts.
Lister la main-d’œuvre sans suivi du temps
Si vous ne pouvez pas expliquer comment vous avez calculé les heures, les évaluateurs pourraient réduire ou retirer ces montants.
Présumer que les frais généraux sont admissibles
Le loyer, les services publics et Internet sont habituellement non admissibles, sauf indication contraire du programme.
Oublier les exigences de partage des coûts
Plusieurs subventions ne couvrent qu’une partie des coûts admissibles. Si vous ne démontrez pas votre contribution, votre demande pourrait être incomplète.
Q : Puis-je modifier mon budget après l’approbation d’une subvention ?
Habituellement oui, mais seulement avec l’approbation écrite du bailleur de fonds. Faire des changements sans permission peut réduire votre financement ou vous obliger à rembourser.
Q : Les salaires des propriétaires sont-ils admissibles ?
Parfois. Plusieurs programmes limitent ou excluent la rémunération des propriétaires, sauf si elle est directement liée au projet et traitée par la paie.
Q : Les subventions couvrent-elles la TPS ou la TVH ?
Souvent non. Si votre entreprise peut réclamer des crédits de taxe sur les intrants, les montants de TPS/TVH ne sont pas admissibles.
Q : Que se passe-t-il si je dépense moins que prévu ?
La plupart des subventions paient selon les coûts admissibles réels. Si vous dépensez moins, vous recevrez moins de financement.
Q : Dois-je fournir des reçus pour chaque dépense ?
Oui. Les bailleurs de fonds exigent habituellement des factures, des preuves de paiement et des registres de paie pour les réclamations ou les vérifications.
GrantHub suit des centaines de programmes de subvention à travers le Canada. Vous pouvez vérifier lesquels correspondent aux besoins de votre entreprise.
Budgéter les dépenses admissibles, c’est une question de précision et de respect des règles. Lorsque votre budget correspond clairement aux lignes directrices du programme, votre demande est plus solide et plus facile à approuver. GrantHub peut vous aider à trouver des programmes dont les règles de coûts conviennent à votre entreprise, afin que vous puissiez budgéter une fois et postuler en toute confiance.
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