Obtenir l’approbation d’une subvention est une victoire. Conserver ce financement, c’est là que le vrai travail commence. De nombreuses entreprises canadiennes perdent des remboursements, font face à des récupérations de fonds ou sont signalées pour des audits parce qu’elles n’ont pas correctement budgété ou déclaré leurs fonds de subvention. Une budgétisation rigoureuse et des rapports clairs vous aident à rester conforme, à être payé plus rapidement et à protéger votre entreprise si le bailleur de fonds examine votre dossier.
La plupart des programmes de subvention canadiens suivent les mêmes règles de conformité de base, même si les formulaires et les échéanciers diffèrent. Les bailleurs de fonds veulent voir que vous avez dépensé l’argent public exactement comme approuvé et que vous pouvez le prouver avec des documents.
Un budget de subvention doit être autonome. Il doit correspondre aux catégories de coûts approuvées dans votre entente de financement.
La plupart des programmes exigent que vous :
Si votre budget approuvé indique 40 000 $ pour la main-d’œuvre et 10 000 $ pour le marketing, vous ne pouvez pas déplacer des fonds entre les catégories sans approbation écrite. Même de petits changements peuvent rendre des dépenses non admissibles.
Conseil : Créez un tableur distinct ou un code comptable dédié uniquement au projet financé par la subvention.
Attendre la date limite de déclaration est risqué. Les reçus manquants ou les factures peu claires sont l’une des principales raisons pour lesquelles les réclamations sont réduites.
Vous devriez suivre :
La plupart des bailleurs de fonds exigent des dépenses réellement payées, et non des estimations. Si vous ne l’avez pas encore payée, vous ne pouvez généralement pas la réclamer.
Des outils comme l’outil de correspondance d’admissibilité de GrantHub peuvent vous aider à filtrer des programmes par province et par secteur en quelques secondes, mais la conformité dépend toujours de la qualité de votre suivi des dépenses après l’approbation.
Les subventions canadiennes sont généralement versées de l’une des trois façons suivantes :
Le remboursement est le plus courant. Cela signifie que la planification des flux de trésorerie est essentielle. Vous devez disposer de suffisamment de fonds de roulement pour couvrir les coûts pendant l’attente du paiement.
Voir aussi : Combien de temps les programmes de subvention canadiens prennent-ils pour verser les fonds ?
La plupart des rapports de subvention comprennent deux parties :
Les échéances sont strictes. Des rapports en retard peuvent retarder le paiement ou rendre des coûts non admissibles.
Votre rapport devrait :
Si quelque chose a changé pendant le projet, expliquez-le par écrit. Le silence crée un risque.
De nombreux bailleurs de fonds canadiens peuvent auditer votre projet des années après le paiement. Il est courant de voir des exigences de conservation des dossiers de cinq à sept ans.
Conservez :
Stockez ces documents numériquement et faites-en des copies de sauvegarde. Si vous ne pouvez pas produire les dossiers lors d’un audit, les bailleurs de fonds peuvent exiger un remboursement.
Mélanger les dépenses subventionnées et non subventionnées
Utiliser un seul compte pour tout complique la preuve de ce que la subvention a financé.
Réclamer des coûts non admissibles
Les repas, les frais généraux, les salaires des propriétaires ou les dépenses engagées avant l’approbation sont souvent exclus.
Manquer les échéances de déclaration
Même un rapport complet peut être rejeté s’il est soumis en retard.
Modifier le projet sans approbation
Les changements de portée nécessitent généralement une approbation écrite avant de dépenser les fonds.
Q : Ai-je besoin d’un compte bancaire distinct pour les fonds de subvention ?
Pas toujours, mais cela aide. Certains programmes l’exigent et, même lorsque ce n’est pas le cas, cela facilite grandement les audits et la déclaration.
Q : Puis-je déplacer de l’argent entre les catégories budgétaires ?
Uniquement avec approbation. La plupart des bailleurs de fonds exigent un consentement écrit avant toute réaffectation des fonds, même si le budget total reste inchangé.
Q : Que se passe-t-il si je fais une erreur de déclaration ?
Les erreurs mineures peuvent simplement retarder le paiement. Des problèmes graves ou répétés peuvent entraîner une réduction du financement ou des demandes de remboursement.
Q : Quel niveau de détail est requis pour les reçus ?
Les reçus doivent clairement indiquer le fournisseur, la date, le montant et ce qui a été acheté. Les notes génériques ou manuscrites sont souvent rejetées.
Q : Les taxes sont-elles des dépenses admissibles ?
Cela dépend du programme. De nombreuses subventions excluent la TPS/TVH récupérable. Vérifiez toujours votre entente de financement.
GrantHub suit des centaines de programmes de subvention actifs à travers le Canada — vérifiez lesquels correspondent au profil de votre entreprise et examinez leurs règles de conformité avant de présenter une demande.
Une budgétisation et une déclaration solides protègent votre financement et votre réputation auprès des bailleurs de fonds. Avant de présenter une demande, examinez les règles d’admissibilité et les exigences de déclaration afin d’éviter toute surprise après l’approbation. GrantHub vous aide à comparer les programmes, à comprendre les attentes en matière de conformité et à planifier vos subventions en toute confiance.
Voir aussi :
Le gouvernement canadien a financé plus de 400 000 entreprises à travers 1,27 million de subventions et contributions. Vérifiez votre admissibilité en 60 secondes.