Votre subvention a été approuvée. Puis la réalité s’impose. Les coûts changent, les fournisseurs varient ou les échéanciers glissent. La bonne nouvelle : la plupart des programmes de subventions canadiennes permettent des ajustements budgétaires après l’approbation — à condition de procéder correctement. Le risque n’est pas le changement en soi. C’est de faire le changement sans respecter les règles du bailleur de fonds.
À travers les programmes fédéraux, provinciaux et municipaux, les modifications budgétaires figurent parmi les problèmes post-approbation les plus souvent signalés lors des vérifications et des rapports finaux (Source : lignes directrices des programmes du gouvernement du Canada). Savoir comment ajuster le budget de votre subvention après l’approbation peut protéger votre financement et votre réputation auprès des bailleurs de fonds.
La plupart des subventions canadiennes sont approuvées avec un montant maximal de financement et une répartition des coûts approuvée. Les bailleurs de fonds s’intéressent moins aux petits ajustements qu’au fait que le projet demeure conforme à ce qui a été approuvé.
Les changements budgétaires sont généralement autorisés lorsque :
Parmi les changements couramment acceptables :
Pour les subventions fédérales en innovation et en embauche, y compris celles du Conseil national de recherches, une approbation est généralement requise si vous souhaitez déplacer plus de 10 à 20 % d’un poste budgétaire. Si vous prévoyez réaffecter des fonds au-delà de cette limite, vous devez demander la permission au préalable (Source : ententes de financement du gouvernement du Canada).
Votre entente de contribution ou votre lettre d’approbation explique les règles. Recherchez des sections intitulées :
Ce document est plus important que tout ce qui a pu vous être communiqué verbalement.
Les bailleurs de fonds classent généralement les changements en deux catégories :
Les changements importants nécessitent presque toujours une approbation préalable.
Écrivez à votre personne-ressource attitrée avant de dépenser l’argent différemment. Expliquez :
Gardez votre explication courte et claire.
De nombreux programmes exigent une modification écrite ou un tableur budgétaire révisé. Ne vous fiez pas uniquement à une approbation verbale. Une confirmation écrite vous protège lors des vérifications et des demandes finales.
L’outil de correspondance d’admissibilité de GrantHub peut vous aider à vérifier quels programmes sont plus stricts quant aux changements post-approbation, selon le bailleur de fonds et la compétence.
Apporter des changements budgétaires non approuvés peut entraîner :
Les bailleurs de fonds comparent vos réclamations au budget approuvé, et non à ce que vous avez réellement dépensé.
Supposer que les petits changements n’ont pas d’importance
Même un déplacement de 2 000 $ peut poser problème s’il transfère des fonds vers une catégorie non admissible.
Attendre le rapport final
Les approbations rétroactives sont rarement accordées. Demandez toujours avant.
Modifier la portée du projet sans le mentionner
Le budget et la portée sont liés. Si l’un change, informez votre bailleur de fonds.
Se fier à une approbation verbale
Si ce n’est pas écrit, cela n’existe pas.
Q : Puis-je déplacer des fonds entre des catégories budgétaires après l’approbation ?
Oui, dans de nombreux cas. La plupart des bailleurs de fonds permettent des réaffectations dans certaines limites, mais exigent souvent une approbation si le changement est important ou s’il touche l’admissibilité.
Q : Un changement budgétaire retardera-t-il le paiement de ma subvention ?
C’est possible. Les paiements peuvent être suspendus jusqu’à ce que le budget révisé soit approuvé et documenté.
Q : Puis-je augmenter le montant total de ma subvention après l’approbation ?
Presque jamais. Les montants approuvés sont généralement plafonnés, même si vos coûts augmentent.
Q : Que faire si les coûts de mon fournisseur sont plus élevés que prévu ?
Communiquez immédiatement avec le bailleur de fonds. Il pourrait être possible de déplacer des fonds ou de couvrir le coût supplémentaire vous-même.
Q : Les changements budgétaires ont-ils une incidence sur les vérifications ?
Oui. Les vérificateurs comparent ce que vous avez dépensé au budget approuvé et à toute modification écrite, et non aux explications fournies après coup.
Les changements budgétaires sont normaux. Perdre du financement ne l’est pas. La différence réside dans la connaissance des règles avant de dépenser. GrantHub suit des centaines de programmes de subventions canadiennes actifs et indique lesquels offrent une flexibilité budgétaire après l’approbation — afin que vous puissiez planifier vos changements en toute confiance, sans conjectures.
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