L’une des façons les plus rapides de perdre une subvention gouvernementale canadienne est d’inclure les mauvais coûts dans votre budget. Chaque programme de subvention trace une ligne claire entre les dépenses admissibles (ce que le financement peut couvrir) et les dépenses non admissibles (ce qui ne sera jamais remboursé). Si vous franchissez cette ligne, votre demande peut être réduite, retardée ou rejetée.
L’admissibilité des dépenses est une cause fréquente d’échec des demandes dans les programmes fédéraux et provinciaux (Lignes directrices de la Subvention canadienne pour l’emploi, Gouvernement du Canada). Ce guide explique comment fonctionnent réellement les dépenses admissibles vs non admissibles dans les subventions gouvernementales canadiennes, avec des exemples concrets que vous pouvez appliquer à votre entreprise.
Les dépenses admissibles sont des coûts qui soutiennent directement l’objectif du programme de subvention. Elles doivent généralement être nécessaires, raisonnables et engagées pendant la période de projet approuvée.
Bien que chaque programme ait ses propres règles, la plupart des subventions canadiennes suivent les mêmes principes de base.
Ces catégories de dépenses sont acceptées dans de nombreux programmes fédéraux et provinciaux :
Salaires et traitements
Honoraires professionnels de tiers
Formation et développement des compétences
Équipement et technologie
Voyagement (lié au projet)
Des outils comme le filtre d’admissibilité de GrantHub peuvent vous aider à trier les programmes par province et secteur en quelques secondes, facilitant l’identification des catégories de dépenses généralement acceptées.
Les dépenses non admissibles sont des coûts qui n’appuient pas directement l’objectif de la subvention ou qui sont considérés comme faisant partie des opérations courantes de l’entreprise.
Ces coûts sont fréquemment exclus des subventions gouvernementales canadiennes :
Rémunération des propriétaires ou actionnaires
Coûts d’exploitation généraux
Marketing et publicité
Coûts liés à la dette
Taxes
Coûts engagés avant l’approbation
Même une dépense admissible peut devenir non admissible si elle est engagée au mauvais moment.
La plupart des subventions canadiennes exigent que les coûts :
Si vous commandez de l’équipement ou signez des contrats à l’avance, confirmez par écrit si les coûts préalables à l’approbation sont permis. Plusieurs programmes les refusent (Lignes directrices du Programme de financement des petites entreprises du Canada, Gouvernement du Canada).
Les bailleurs de fonds gouvernementaux ne se fient pas à votre parole. Vous devez prouver chaque dollar dépensé.
La documentation typique comprend :
Un dossier incomplet peut transformer une dépense admissible en réclamation refusée.
La plupart des subventions gouvernementales canadiennes ne couvrent pas 100 % des coûts.
Les structures courantes incluent :
Vous êtes responsable de payer les dépenses d’avance et d’obtenir le remboursement par la suite dans la plupart des programmes (Lignes directrices de la Subvention canadienne pour l’emploi, Gouvernement du Canada).
Présumer que toutes les dépenses d’entreprise sont admissibles
Les subventions financent des projets, pas l’ensemble de vos opérations.
Payer des coûts avant l’approbation
Les dépenses précoces sont l’une des causes les plus fréquentes de disqualification.
Surpayer les propriétaires ou parties liées
Les transactions non à distance sont fortement examinées.
Soumettre des factures vagues
« Services professionnels » sans détails mène souvent à un refus.
Q : Les salaires sont-ils toujours admissibles dans les subventions gouvernementales canadiennes ?
Pas toujours. Les salaires doivent être directement liés au projet financé, et plusieurs programmes imposent des plafonds ou excluent les propriétaires et actionnaires.
Q : Puis-je utiliser une subvention pour payer le loyer ou les services publics ?
Habituellement non. Ces coûts sont considérés comme des dépenses d’exploitation normales, sauf si le programme permet explicitement les frais généraux.
Q : La TPS/TVH est-elle une dépense admissible ?
Seulement si elle n’est pas récupérable. Si votre entreprise peut réclamer des crédits de taxe sur les intrants, la portion de taxe n’est pas admissible.
Q : Que se passe-t-il si j’inclus des dépenses non admissibles dans ma demande ?
Votre montant de financement peut être réduit, retardé ou refusé. Dans certains cas, la demande entière est rejetée.
Q : Puis-je modifier mon budget après l’approbation ?
Parfois. La plupart des programmes exigent une approbation écrite pour les changements de budget avant de dépenser.
Comprendre les dépenses admissibles vs non admissibles dans les subventions gouvernementales canadiennes vous aide à bâtir de meilleurs budgets et à éviter des erreurs coûteuses. GrantHub suit les programmes de subventions actifs partout au Canada et indique quelles dépenses sont généralement couvertes, selon votre profil d’entreprise.
Pour approfondir, consultez aussi :
Bien comprendre les règles sur les dépenses dès le départ simplifie chaque demande de subvention — et augmente considérablement vos chances de succès.
Le gouvernement canadien a financé plus de 400 000 entreprises à travers 1,27 million de subventions et contributions. Vérifiez votre admissibilité en 60 secondes.