L’une des façons les plus rapides de perdre du financement par subvention est de budgéter les mauvais coûts. Dans l’ensemble des programmes de subvention canadiens, de nombreuses demandes sont retardées, réduites ou rejetées parce que les dépenses ne respectent pas les règles d’admissibilité. Comprendre la différence entre les dépenses admissibles et non admissibles peut protéger votre flux de trésorerie et augmenter vos chances d’approbation.
Ce guide explique comment les bailleurs de fonds canadiens définissent les coûts admissibles, ce qui est généralement exclu, ainsi que les erreurs courantes sur les coûts de subvention qui piègent les demandeurs.
Les dépenses admissibles sont les coûts qu’un programme de subvention accepte de rembourser ou de financer. Ces règles sont établies par le bailleur de fonds et ne sont pas flexibles. Même les projets solides peuvent être refusés si le budget comprend des coûts non admissibles.
Bien que chaque programme soit différent, la plupart des subventions canadiennes suivent des principes similaires.
Dans les programmes fédéraux et provinciaux, les dépenses admissibles incluent souvent :
Par exemple, dans le cadre du Programme d’encouragements fiscaux pour la recherche scientifique et le développement expérimental (RS&DE), les dépenses admissibles peuvent inclure la main-d’œuvre, les matériaux, les frais généraux et certains coûts de sous-traitance qui soutiennent directement le travail de R-D admissible (Source : Agence du revenu du Canada).
Des outils comme le filtre d’admissibilité de GrantHub peuvent vous aider à repérer les programmes par province et secteur, tout en affichant les catégories de dépenses permises par chaque bailleur de fonds.
Les dépenses non admissibles sont des coûts que les bailleurs de fonds ne rembourseront jamais. Les inclure dans votre budget peut réduire le montant de votre financement ou disqualifier votre demande.
Les dépenses fréquemment non admissibles comprennent :
Avec RS&DE, par exemple, seuls les coûts liés directement aux activités de R-D admissibles peuvent être réclamés. Les ventes, la commercialisation et la production courante sont exclues, même si elles soutiennent l’entreprise dans son ensemble (Source : Agence du revenu du Canada).
L’une des erreurs les plus fréquentes est de dépenser trop tôt.
La plupart des subventions canadiennes précisent clairement :
Si vous signez un contrat, payez un dépôt ou versez une paie avant l’approbation, ce coût pourrait devenir non admissible—même s’il respecte toutes les autres règles.
Cette question de calendrier affecte aussi votre trésorerie. Plusieurs programmes remboursent après que les coûts sont engagés, et non à l’avance. Voir aussi : Combien de temps faut-il pour recevoir les fonds d’une subvention canadienne?
Déductible d’impôt ne veut pas dire admissible à une subvention. Les bailleurs de fonds utilisent leurs propres définitions, souvent plus strictes que celles de l’ARC.
« Coûts de projet » ou « dépenses diverses » sont des signaux d’alerte. Les bailleurs de fonds veulent des coûts clairs et détaillés, liés à des activités précises.
Embaucher un membre de la famille ou une entreprise que vous possédez peut rendre la dépense non admissible, sauf si c’est explicitement permis et divulgué.
Beaucoup de subventions ne couvrent que 50 à 75 % des dépenses admissibles. Budgéter une couverture à 100 % par la subvention est une cause fréquente de refus.
Q : Puis-je modifier mon budget après l’approbation d’une subvention ?
Parfois, mais seulement avec une approbation écrite. La plupart des bailleurs de fonds exigent un amendement officiel avant de déplacer de l’argent entre catégories ou d’ajouter de nouvelles dépenses.
Q : Les avantages sociaux des employés sont-ils des dépenses admissibles ?
Souvent partiellement. Les programmes peuvent permettre les avantages obligatoires comme le RPC et l’AE, mais exclure les primes ou commissions. Vérifiez toujours le guide du programme.
Q : Les locations d’équipement sont-elles admissibles au lieu des achats ?
Cela dépend du programme. Certains permettent les coûts de location pendant la période du projet, d’autres seulement les achats ou l’amortissement.
Q : Puis-je réclamer des dépenses si le projet prend du retard ?
Seulement si le bailleur de fonds approuve une prolongation. Les dépenses en dehors des dates approuvées sont généralement non admissibles.
Q : RS&DE est-il considéré comme une subvention ?
Non. RS&DE est un incitatif fiscal fédéral administré par l’ARC, mais il applique des règles strictes sur les coûts admissibles et non admissibles, semblables aux subventions (Source : Agence du revenu du Canada).
Distinguer correctement les dépenses admissibles des non admissibles est tout aussi important qu’une bonne idée de projet. Avant de postuler, vérifiez que vos coûts respectent les règles et le calendrier du bailleur de fonds.
GrantHub suit des centaines de programmes de subvention actifs au Canada et indique les catégories de dépenses appuyées par chacun. Cette clarté peut vous éviter des semaines de travail inutile—et protéger votre financement avant même de dépenser un dollar.
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