Vous pouvez avoir un excellent projet et tout de même être refusé si votre budget est erroné. Dans les programmes de subventions canadiens, les évaluateurs passent beaucoup de temps à examiner les coûts admissibles vs non admissibles, car c’est là que de nombreuses demandes échouent. Comprendre comment les évaluateurs analysent les coûts peut faire la différence entre une approbation et un rapide « ne répond pas aux exigences du programme ».
Les programmes de subventions n’évaluent pas les coûts au hasard. Ils appliquent des règles cohérentes liées à la reddition de comptes publique, au risque et aux résultats du programme.
De façon générale, les coûts admissibles sont les dépenses qu’un programme accepte de partager avec vous. Les coûts non admissibles sont tout ce que le programme ne remboursera pas, même s’il s’agit de dépenses d’affaires réelles.
Les évaluateurs appliquent habituellement quatre grands critères.
Les évaluateurs posent d’abord une question : Ce coût existerait-il si le projet n’existait pas?
Les coûts admissibles comprennent généralement :
Les coûts non admissibles incluent souvent :
Par exemple, le Programme d’aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC) ne soutient que les coûts clairement liés aux activités de R-D admissibles, et non aux opérations quotidiennes (Source : Conseil national de recherches Canada).
Le moment est aussi important que l’objet.
La plupart des subventions canadiennes n’acceptent que les coûts :
Problèmes courants de non-admissibilité liés au moment :
Les évaluateurs rejetteront des dépenses autrement raisonnables si les dates ne concordent pas. C’est une règle stricte dans les programmes fédéraux comme le PARI-CNRC (Source : Conseil national de recherches Canada).
Les évaluateurs de subventions doivent protéger les fonds publics. Cela signifie qu’ils évaluent si un coût est raisonnable.
Ils recherchent :
Si vous payez un consultant le double du taux du marché sans justification, ce coût pourrait être jugé non admissible ou réduit, même si l’activité elle-même est admissible.
Si un coût ne peut pas être prouvé, il n’est pas admissible.
Les coûts admissibles doivent comporter :
Les coûts non admissibles incluent souvent :
Des programmes comme le PARI-CNRC exigent des registres financiers détaillés et peuvent auditer les demandes après paiement (Source : Conseil national de recherches Canada).
Bien que chaque programme soit différent, les évaluateurs observent les mêmes tendances à répétition.
Des outils comme le filtre d’admissibilité de GrantHub peuvent vous aider à cibler les programmes par province et secteur, y compris les catégories de coûts acceptées par chaque programme.
Certains coûts se situent dans une zone grise. Les évaluateurs examinent alors la justification, et pas seulement l’intitulé.
Ils considèrent :
Par exemple, les abonnements logiciels peuvent être admissibles uniquement pour les mois utilisés pendant le projet et seulement s’ils sont essentiels au travail. Les licences annuelles à usage général sont souvent partiellement ou totalement non admissibles.
Supposer que les dépenses d’affaires normales sont admissibles
Le loyer, l’internet et les salaires administratifs sont généralement non admissibles, sauf si un programme permet explicitement la récupération des frais généraux.
Soumettre des chiffres arrondis ou estimés
Les évaluateurs s’attendent à des montants réalistes et justifiables. Les estimations vagues suscitent des doutes.
Inclure des coûts engagés avant l’approbation « au cas où »
Les coûts préalables à l’approbation sont l’une des raisons les plus courantes de réduction ou de rejet du budget.
Ignorer les plafonds de coûts
De nombreux programmes plafonnent les taux de salaire ou les honoraires de consultants. Tout ce qui dépasse le plafond est automatiquement non admissible.
Q : Les salaires des employés sont-ils toujours des coûts admissibles?
Pas toujours. Seule la portion du temps des employés consacrée directement au projet approuvé est généralement admissible. Le temps de gestion générale est souvent exclu (Source : Conseil national de recherches Canada).
Q : Puis-je modifier mon budget après approbation?
Parfois. Plusieurs programmes permettent des réaffectations budgétaires, mais seulement avec une approbation écrite. Les modifications non approuvées peuvent rendre les coûts non admissibles.
Q : Les achats d’équipement sont-ils admissibles ou seulement les locations?
Cela dépend du programme. Certains permettent les achats si l’équipement est principalement utilisé pour le projet, tandis que d’autres n’acceptent que l’amortissement ou la location.
Q : Que se passe-t-il si je réclame accidentellement un coût non admissible?
Le coût est généralement rejeté et non remboursé. Dans les cas graves, des problèmes répétés peuvent retarder les paiements ou entraîner des audits.
Q : Les subventions couvrent-elles parfois 100 % des coûts admissibles?
Rarement. La plupart des subventions canadiennes financent un pourcentage des coûts admissibles, et vous devez couvrir le reste (Source : Programmes du gouvernement du Canada).
Comprendre comment les évaluateurs jugent les coûts admissibles vs non admissibles vous aide à bâtir des budgets qui résistent à l’examen. L’étape suivante consiste à jumeler votre projet à des programmes dont les règles de coûts conviennent à votre entreprise. Consultez GrantHub pour trouver les programmes admissibles correspondant à votre profil d’affaires et voyez quelles catégories de coûts sont acceptées.
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