Les cotisations d’assurance-emploi (AE) représentent un coût fixe pour la plupart des employeurs canadiens. Toutefois, si votre entreprise offre un régime solide d’assurance invalidité de courte durée (ICD), vous payez peut-être plus que nécessaire. Le Programme de réduction des cotisations d’AE permet aux employeurs admissibles de réduire les cotisations d’AE qu’ils versent lorsque leur régime d’invalidité respecte ou dépasse les normes fédérales (Source : Gouvernement du Canada).
Ce programme n’est pas une subvention au sens traditionnel. Il s’agit plutôt d’une réduction continue des coûts de la paie, qui peut générer des économies significatives au fil du temps.
Le Programme de réduction des cotisations d’AE est administré par Emploi et Développement social Canada (EDSC). Il reconnaît que les employeurs qui offrent des régimes d’assurance invalidité de courte durée admissibles réduisent la demande de prestations de maladie de l’AE. En contrepartie, ces employeurs peuvent payer des cotisations d’AE moins élevées (Source : Gouvernement du Canada).
Voici le principe de base :
Le programme est ouvert et ne comporte aucun plafond de financement. Les économies dépendent de votre masse salariale et du taux de réduction de l’AE établi chaque année.
Pour être admissible au Programme de réduction des cotisations d’AE, votre entreprise doit offrir un régime d’assurance invalidité de courte durée qui respecte l’ensemble des critères fédéraux. Ces exigences sont strictes et techniques (Source : Gouvernement du Canada).
Votre régime doit :
Offrir au moins 15 semaines de prestations d’invalidité de courte durée
Cela doit correspondre à la durée maximale des prestations de maladie de l’AE.
Égaler ou dépasser les niveaux de prestations de l’AE
Le montant hebdomadaire versé doit être égal ou supérieur à celui que l’AE paierait.
Prévoir une courte période d’attente
Les prestations doivent commencer dans les 8 jours suivant la maladie ou la blessure. Cela signifie une période de carence de 7 jours ou moins.
Couvrir rapidement les employés
Les employés doivent être admissibles au régime dans un délai de 3 mois suivant l’embauche.
Offrir une couverture 24 heures sur 24
La couverture doit s’appliquer au travail comme à l’extérieur du travail.
S’appliquer aux employés assurables
Le régime doit couvrir les employés qui sont assurables au titre de l’AE.
Si une seule de ces conditions n’est pas respectée, votre demande peut être refusée.
Une règle clé que de nombreux employeurs négligent concerne l’obligation de remboursement aux employés.
Dans le cadre du Programme de réduction des cotisations d’AE, les employeurs doivent retourner cinq douzièmes (5/12) du total des économies de cotisations aux employés couverts par le régime (Source : Gouvernement du Canada).
Cela peut se faire de l’une des façons suivantes :
Vous devez être en mesure de démontrer comment et quand les employés reçoivent leur part. Cet élément fait l’objet d’un examen dans le cadre de la conformité.
Le programme n’est pas automatique. Les employeurs doivent présenter une demande et obtenir une approbation avant que les réductions de cotisations ne s’appliquent.
Les étapes générales comprennent :
L’approbation demeure valide tant que votre régime ne change pas. Toute modification importante aux prestations ou aux périodes d’attente doit être déclarée (Source : Gouvernement du Canada).
Des outils comme le vérificateur d’admissibilité de GrantHub peuvent vous aider à filtrer les programmes par territoire de compétence et structure de paie en quelques secondes, y compris les programmes d’économies liés à la paie.
Supposer que tout régime d’invalidité est admissible
De nombreux régimes privés d’ICD ne respectent pas les exigences relatives aux périodes d’attente ou à la durée des prestations.
Oublier la règle de remboursement aux employés
Ne pas retourner les cinq douzièmes des économies peut entraîner des problèmes de conformité.
Modifier votre régime sans en aviser EDSC
Même des changements mineurs peuvent annuler votre admissibilité s’ils ne sont pas examinés.
Présenter une demande après que les retenues sur la paie ont déjà été effectuées
Les réductions s’appliquent uniquement après l’approbation, et non de façon rétroactive.
Q : Le Programme de réduction des cotisations d’AE est-il considéré comme une subvention?
Non. Il s’agit d’une réduction des cotisations de paie, et non d’une subvention en espèces. La valeur provient de la diminution continue des coûts liés à l’AE (Source : Gouvernement du Canada).
Q : Combien un employeur peut-il économiser grâce au Programme de réduction des cotisations d’AE?
Les économies varient selon la taille de la masse salariale et le taux annuel de réduction de l’AE. Il n’existe aucun plafond fixe en dollars (Source : Gouvernement du Canada).
Q : Les petites entreprises sont-elles admissibles au Programme de réduction des cotisations d’AE?
Oui. Il n’y a aucune exigence de taille minimale. Les petites entreprises sont admissibles si leur régime d’invalidité respecte tous les critères.
Q : Les économies de cotisations d’AE sont-elles imposables?
La réduction diminue les dépenses de paie, ce qui peut avoir une incidence sur les déductions. Les remboursements versés aux employés peuvent être considérés comme un revenu imposable. Confirmez auprès de votre fournisseur de services de paie ou de votre comptable (Source : Gouvernement du Canada).
Q : Combien de temps dure généralement l’approbation?
Les délais de traitement varient, mais la plupart des demandes complètes sont examinées en quelques semaines (Source : Gouvernement du Canada).
GrantHub suit des milliers de programmes actifs de subventions et d’incitatifs à travers le Canada — y compris les économies liées à la paie — afin que vous puissiez rapidement vérifier ceux qui correspondent au profil de votre entreprise.
Si vous offrez déjà un régime d’assurance invalidité de courte durée, le Programme de réduction des cotisations d’AE mérite une analyse approfondie. Un léger écart par rapport aux critères d’admissibilité peut vous faire manquer des années d’économies sur la paie. GrantHub vous aide à repérer les incitatifs liés à la paie et les programmes fédéraux qui correspondent à votre entreprise, afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion de vos activités tout en maîtrisant vos coûts.
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