L’une des façons les plus rapides de voir une demande de subvention canadienne rejetée est de présenter un budget faible. Pas parce que les calculs sont erronés, mais parce que les dépenses ne correspondent pas à ce que les bailleurs de fonds sont autorisés à soutenir. Dans les programmes fédéraux et provinciaux, les évaluateurs signalent souvent les budgets qui incluent des coûts d’exploitation courants, des dépenses rétroactives ou une rémunération des propriétaires qui ne respecte pas les règles du programme (Gouvernement du Canada : Lignes directrices sur le budget).
Si vous voulez que votre demande passe la première étape de révision, vous devez connaître les coûts qui soulèvent presque toujours des drapeaux rouges.
Chaque programme a ses propres lignes directrices, mais les programmes de subventions canadiens suivent des tendances constantes. Les dépenses ci-dessous figurent parmi les raisons les plus fréquentes pour lesquelles les budgets sont réduits ou rejetés.
La plupart des subventions ne couvrent pas la rémunération versée aux propriétaires, fondateurs ou actionnaires.
Éléments fréquemment rejetés :
Certains programmes permettent des salaires limités aux propriétaires, mais seulement si le propriétaire effectue un travail technique concret et que le taux correspond au marché. Cette exception doit être clairement indiquée dans le guide du programme (Gouvernement du Canada : Règles de financement).
Le financement par subvention est presque toujours prospectif. Cela signifie que vous ne pouvez pas inclure des coûts déjà payés.
Exemples non admissibles :
Même si le projet est admissible, le moment est crucial. Les dépenses engagées en dehors de la période de projet approuvée sont généralement disqualifiées (Fondation Trillium de l’Ontario : Dépenses admissibles).
Les subventions sont conçues pour financer des projets, et non pour couvrir les dépenses d’exploitation régulières.
Frais généraux fréquemment non admissibles :
Certains programmes permettent un faible pourcentage de frais généraux, mais seulement si c’est explicitement indiqué. Si les frais généraux ne sont pas mentionnés, ils ne sont probablement pas permis (Conseil des arts du Canada : Dépenses non admissibles).
Les coûts de marketing sont l’une des catégories les plus mal comprises.
Souvent rejetés :
Le marketing peut être admissible seulement s’il est directement lié à un livrable précis, comme la promotion à l’exportation, les campagnes touristiques ou les lancements de produits définis dans la portée du programme (Diversification de l’économie de l’Ouest Canada).
L’équipement est souvent restreint ou plafonné.
Problèmes courants :
Lorsque l’équipement est permis, les bailleurs de fonds exigent souvent :
Les subventions ne servent pas à régler des problèmes de liquidités.
Toujours non admissibles :
Si votre budget inclut toute forme de service de la dette, il sera presque assurément coupé.
Beaucoup de programmes permettent le soutien en nature, mais pas comme coûts remboursables.
Exemples :
Ces éléments peuvent renforcer votre demande s’ils sont bien indiqués, mais les inclure comme dépenses en argent est une erreur technique fréquente.
Les évaluateurs de subventions sont formés pour balayer les budgets avant de lire la proposition complète. Les drapeaux rouges incluent :
L’utilisation d’outils comme le filtre d’admissibilité de GrantHub peut vous aider à cibler les programmes par province et secteur, réduisant ainsi le risque d’inclure des dépenses non admissibles dans votre budget.
Croire qu’une dépense déductible par l’ARC est admissible à une subvention
Les dépenses d’affaires déductibles d’impôt ne sont pas nécessairement admissibles à une subvention.
Copier un budget d’une autre demande de subvention
Chaque programme définit l’admissibilité différemment. Les budgets réutilisés sont faciles à repérer.
Cacher des coûts non admissibles dans des catégories plus larges
Les évaluateurs demanderont des précisions ou rejetteront le budget s’il n’est pas clair.
Ignorer les plafonds et pourcentages de coûts
Plusieurs programmes limitent des catégories comme les voyages ou le marketing à un pourcentage fixe du coût total du projet.
Q : Les salaires sont-ils admissibles dans les subventions canadiennes?
Parfois. Les salaires des employés sont souvent admissibles s’ils sont directement liés au projet. Les salaires des propriétaires sont habituellement exclus, sauf indication contraire dans le programme.
Q : Puis-je inclure des dépenses payées avant l’approbation?
Non. La plupart des subventions ne remboursent que les coûts engagés après l’approbation écrite ou après une date de début de projet définie.
Q : Les ordinateurs portables et logiciels sont-ils des dépenses admissibles?
Parfois. Les abonnements logiciels liés au projet peuvent être admissibles. Les ordinateurs portables à usage général sont souvent restreints ou doivent être calculés au prorata.
Q : Que se passe-t-il si mon budget inclut des dépenses non admissibles?
Dans le meilleur des cas, le bailleur de fonds les retire et réduit votre financement. Dans le pire des cas, la demande est jugée non conforme et rejetée.
Q : Toutes les subventions ont-elles les mêmes dépenses non admissibles?
Non, mais les tendances sont similaires dans les programmes fédéraux et provinciaux. Fiez-vous toujours au guide spécifique du programme plutôt qu’aux suppositions.
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Avant de soumettre votre prochaine demande, révisez votre budget ligne par ligne et demandez-vous : Ce coût est-il directement requis pour réaliser le projet approuvé? Si la réponse n’est pas claire, il est probablement non admissible.
Pour une planification approfondie, consultez aussi :
Des budgets clairs augmentent vos chances d’approbation et protègent votre entreprise contre les mauvaises surprises après l’octroi du financement.
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